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Melhore sua posição em relação à concorrência por meio de uma tecnologia inovadora
22/5/2009
No ambiente atual é compreensível que o foco das empresas seja nos custos e não no crescimento, no controle de despesas e não em investimentos. TI e comunicação não são exceção.
Porém, nas últimas décadas, a tecnologia tornou-se um ponto importante de vantagem sobre a concorrência, pelo menos para as empresas que a implantam bem. As empresas usam a tecnologia para alcançar o mercado com maior rapidez, tornar suas operações mais ágeis e flexíveis, e desenvolver novos produtos e serviços.
Ao mesmo tempo, a tecnologia aumentou a produtividade e abriu novas formas de trabalho que equilibram a vida pessoal e profissional dos funcionários e, conseqüentemente, também melhoram os negócios.
Cortes no investimento em tecnologia, no entanto, acarretam riscos de redução ou até mesmo de interrupção do fluxo de inovação que tornam as empresas mais competitivas, permite a experimentação de novas idéias e sua colocação à frente do mercado. No momento, a dependência de várias empresas em tecnologia é
maior do que em qualquer outro momento da história.
De acordo com uma pesquisa realizada pela McKinsey, a empresa de consultoria global, aproximadamente metade das empresas que mantinham uma posição de liderança em seu setor na última recessão de 2000-2001 perderam essa posição quando alguns concorrentes adotaram uma atitude agressiva na exploração de oportunidades que ocorreram naquele momento de crise. As empresas que se mobilizaram prontamente para melhorar sua posição competitiva ficaram entre as vencedoras.
Analistas de mercado estimam que a maioria das empresas gasta aproximadamente 80% de seu orçamento anual em tarefas e despesas do dia-a-dia, como custos com funcionários, manutenção e taxas de licença. A maioria das empresas usa apenas 20% de seu orçamento de TI com inovação, embora as empresas de pesquisa, como a Gartner, aconselhem que a fração ideal devesse ser a mais próxima possível de 50:50.
A reação natural dos CFOs, que enfrentam quedas nas vendas e nos lucros, é procurar economizar nos custos em todos os departamentos. Conseqüentemente, a reação natural dos gerentes de TI é economizar dinheiro rápido, cancelando ou adiando novos projetos e suspendendo novos investimentos. Ainda assim, o ganho em curto prazo de tal reação pode levar a uma grande perda para a empresa em geral.
Um motivo que pode levar os CIOs a reduzir os gastos em inovação é que toda inovação implica em certo grau de risco. Além disso, pode ser difícil reduzir os gastos do dia-a-dia em algumas áreas de TI e comunicação, geralmente porque a empresa possui contratos assinados por vários anos.
Investigue mais profundamente porém, e você verá que há poucas empresas que não encontram pelo menos algumas áreas em que podem reduzir custos, sem reduzir o escopo da inovação ou a habilidade de operar em sua capacidade total. A análise detalhada dos custos pode revelar processos de negócios que foram dominados pela tecnologia e que podem ser transformados para operar a baixo custo.
A comunicação unificada é uma área onde cada vez mais empresas estão descobrindo que podem reduzir despesas operacionais e, ao mesmo tempo, tornar seus negócios mais eficazes e suas empresas mais agradáveis para se trabalhar. Com a utilização de investimentos existentes na arquitetura padrão do setor e em ambientes de comunicação baseados em IP, as empresas podem eliminar os custos associados aos sistemas legados, mas também introduzir novas formas de trabalho que permitam processos de negócios mais eficientes.
Algumas dessas medidas podem ser realizadas em segundo plano, e provavelmente não serão notadas pelos funcionários, embora afetem os resultados. De acordo com Stefan Meuser, CFO da Siemens Enterprise Communications da América do Norte, sua empresa conseguiu eliminar 1,1 milhão de dólares dos custos operacionais (de quase todas as chamadas em conferência) com a simples mudança das audioconferências para a rede de comunicação unificada da empresa.
“Se você gastar 100 dólares por mês em chamadas em conferência e tiver 1.000 funcionários, o gasto total será de 1,2 milhões de dólares. Analisando dessa forma, você verá como os gastos aumentam e depois poderá decidir como abordar a questão. É aqui que surge a comunicação unificada”, afirma Dr. Meuser. “Nossa empresa se encontra em toda a Europa e Estados Unidos, mas ao colocá-la em comunicação unificada, reduzimos os custos de conferência em aproximadamente 100.000 dólares por ano. O período de amortização para comunicação unificada, conseqüentemente, foi de dois anos.”
A empresa obteve outras economias com o uso de comunicações unificadas. A eliminação das linhas comerciais dedicadas para trabalhadores remotos e a substituição dessas linhas por sistemas VoIP economizou em torno de 60 dólares por mês, “além de economizar com vários relatórios caros”, diz Dr. Meuser. Em vez de pagar parte das contas dos funcionários todo mês por meio de uma prestação de contas, a Siemens Enterprise Communications agora pode pagar um valor único e fixo no contracheque mensal.
A chave para fazer com que essas medidas de economia funcionem, sugere Dr. Meuser, é encontrar áreas em que as alterações não sejam percebidas pelos funcionários ou até mesmo consideradas um benefício. Os funcionários não se preocuparão com a mudança em um número de chamada em conferência; eles podem pensar que a mudança de um telefone de mesa para um softphone no laptop – outra medida implementada na Siemens Enterprise Communications – é mais flexível, pois permite que trabalhem em qualquer mesa e em qualquer escritório, ou até mesmo em suas residências.
Outros elementos da comunicação unificada, no entanto, trarão benefícios ainda maiores. As ferramentas de colaboração, como as informações de presença – em que colegas e companheiros de trabalho podem ver quem está disponível para contato e quem está ocupado ou fora – podem eliminar muitas mensagens de voz ou e-mail que caem diretamente na caixa postal, e agilizar os processos de negócios e de tomada de decisão.
No ambiente atual, tais medidas podem ser consideradas uma opção extra e não uma necessidade. Mas, como a experiência da Siemens Enterprise Communications mostra, é possível obter fundos para subsidiar novas tecnologias inovadoras eliminando gastos operacionais. Isso, em geral, pode ser feito de tal forma que os funcionários percebem as melhorias e não os custos.
Mas o mais importante é buscar inovação em toda TI e comunicação, mesmo quando o orçamento está apertado. Como os consultores do setor de tecnologia indicam, as empresas geralmente introduzem novas tecnologias para corrigir um determinado problema da empresa, mas não conseguem implementar todos os recursos daquela tecnologia que poderiam ser usados para tornar a empresa mais flexível e competitiva.
“Reduzimos nossos custos de comunicação em aproximadamente 40%”, afirma Dr. Meuser. “Como resultado da comunicação unificada, retiramos os cubículos de nossos escritórios e criamos um espaço aberto onde você pode abrir seu laptop e usar a comunicação unificada como se estivesse no escritório em sua residência… Mas é preciso ter visão para entender como aproveitar ao máximo tais investimentos.”
Seus comentários: Qual é a atitude de sua empresa quanto ao investimento em tecnologia durante essa época de crise econômica? Como você avalia a inovação e mantém-se competitivo em relação às economias necessárias?
Fonte: Siemens Open Minds Business Briefing - Edition 10
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